Automatiser la collecte des pièces comptables trimestrielles
Les relances, la réception des documents et le suivi des dossiers manquants passent de la boîte mail à un process qui tourne seul.
Exemple de mission type. Turveo démarre son activité : cette étude de cas illustre notre méthode et le format de restitution, à partir de situations réelles rencontrées en cabinet. Elle sera remplacée par des missions nominatives dès les premières publications autorisées par nos clients.
Le point de départ
Chaque trimestre, la même séquence : envoyer un mail à cent vingt clients, attendre, noter dans un tableur qui a répondu, relancer à la main ceux qui manquent, retrouver les pièces éparpillées entre pièces jointes, WeTransfer et clés USB déposées à l’accueil.
Le process fonctionnait. Il consommait simplement deux journées complètes par trimestre, et reposait entièrement sur la vigilance d’une seule personne.
Ce que nous avons fait
1. Cartographier avant d’automatiser
Une demi-journée à suivre le process réel, pas celui qu’on croit avoir. Trois étapes se sont révélées inutiles : elles existaient parce qu’un ancien outil l’imposait.
2. Un point d’entrée unique
Un lien de dépôt personnalisé par client. La personne dépose ses pièces, les fichiers arrivent nommés et classés dans le dossier du dossier client. Plus de pièces jointes à renommer.
3. Des relances qui partent seules
Trois relances échelonnées à J+7, J+14 et J+21, envoyées uniquement à ceux qui n’ont rien déposé. Le texte reste celui du cabinet, la signature aussi. Un client qui dépose ses pièces sort automatiquement de la séquence.
4. Un tableau de suivi lisible
Une vue unique : qui a déposé, qui manque, qui a été relancé et quand. Consultable par toute l’équipe, à jour en permanence, sans saisie manuelle.
Le résultat
Les deux journées trimestrielles sont devenues une vérification de quinze minutes. Surtout, l’information ne dépend plus d’une seule personne : quiconque dans l’équipe sait où en est chaque dossier.
Ce que l’automatisation ne fait pas
Elle ne remplace pas le contact. Les clients sensibles restent appelés. La différence, c’est qu’on sait précisément lesquels appeler, au lieu de tous les relancer par précaution.